TÉRMINOS Y CONDICIONES
Cosmétika S.A.S. (“Cosmétika” o “la Compañía”) es una sociedad por acciones simplificada
debidamente constituida bajo las leyes colombianas, identificada con el Nit. 830.137.660-1
y domiciliada en Bogotá D.C., quien, para efectos de la presente política, actúa como
Responsable. Cosmétika se encuentra vinculada societariamente a PUIG, domiciliado en
España, y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Colombia, entre otras sociedades
en otros países.
El Responsable reconoce la importancia de tratar los Datos Personales de nuestros clientes,
empleados, candidatos, proveedores, contratistas respetando de la seguridad y privacidad de
los Titulares de la información. En cumplimiento de lo anterior, emite esta política de
protección de Datos Personales (en adelante denominada "Política de Protección de Datos
Personales" o “la Política”).
El objetivo de esta Política de Protección de Datos Personales es comunicarle e informarle
cómo tratamos los Datos Personales, para qué finalidades, cuáles son los derechos de los
Titulares y cómo pueden ejercer sus derechos. Esta Política rige todas las actividades de
Tratamiento de datos personales que lleve a cabo la Compañía, los cuales son tratados por
las distintas áreas y su tratamiento depende de la relación que tengamos con usted.
• Dato(s) Personal(es): Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o
varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato(s) Sensible(s):Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del
Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Dato(s) Privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
• Dato(s) Semiprivado(s): Son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto grupo de personas o a la sociedad en general.
• Dato(s) Público(s): Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público.
• Dato(s) Financiero(s): Son Datos Semiprivados, relacionados principalmente con la creación, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias. Su tratamiento se regula en la Ley 1266 del 2008.
• Autorización: Consentimiento, previo, expreso, e informado que debe otorgar el Titular para dar lugar al Tratamiento de sus Datos Personales.
• Base(s) de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Titular(es): Persona natural o jurídica cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento en razón de una relación comercial o jurídica con la Compañía, sea cliente, proveedor, contratista, empleado o cualquier tercero.
• Tratamiento: Cualquier operación, o conjunto de operaciones, que se realice sobre Datos Personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos (El “Responsable”).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales, por cuenta de otro, como Responsable de los datos (el “Encargado”).
• Autorizados y Habilitados: Se refiere a la Compañía y todas las personas vinculadas a la misma que quedan facultadas para realizar el Tratamiento de Datos Personales en los términos de esta Política.
• Transferencia: Es cuando el Responsable y/o el Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
La Compañía recolectará los Datos Personales a través de nuestras tiendas o establecimientos de comercio, páginas web, o mediante distintos medios por los que se tengan contacto durante la relación contractual y/o comercial con el Titular y/o de fuentes de terceros. Estas fuentes de terceros pueden incluir, pero no están limitadas a, proveedores de servicios, socios de mercadeo, aliados comerciales, redes de publicidad, proveedores de análisis de datos, bases de datos públicas,plataformas de medios sociales (incluyendo de conexiones en redes sociales), proveedores de servicios de internet, proveedores de sistemas operativos y plataformas, entidades gubernamentales, corredores de datos, clientes comerciales, procesadores de pagos, proveedores de servicios de salud, entre otros. Los Datos Personales recolectados por medio de la Página Web de Cosmétika o mediante sus plataformas digitales, podrán obtenerse de las grabaciones de las llamadas telefónicas del servicio al cliente, del historial de conversaciones de WhatsApp, Instagram, Facebook, correos electrónicos, Mensajes SMS, banners con formularios para newsletters y cualquier otro medio de contacto que tengamos con el Titular de los Datos Personales.
Cosmétika tratará los Datos Personales de sus clientes, candidatos a empleados, empleados, proveedores y demás personas de las que obtenga Autorización, para los fines autorizados e informados al Titular, para la correcta ejecución de los contratos celebrados, la relación comercial existente y aquellos señalados en la presente Política.
En particular, recolectará, almacenará, usará, transmitirá, transferirá y eliminará Datos Personales de acuerdo con los procedimientos establecidos para sus gestiones comerciales, contables, financieras, laborales, operativas, de mercadeo y, en general, para el ejercicio de su modelo de negocio, de conformidad con la ley aplicable y la Autorización otorgada por los Titulares. El Responsable puede utilizar medios tecnológicos que faciliten el Tratamiento automatizado de Datos Personales, al igual que cookies y otras herramientas similares. De igual modo, el Responsable puede realizar el tratamiento de los datos personales a través de archivos físicos no digitales y de manera no automatizada.
Cosmétika almacenará y Tratará los Datos Personales del Titular en distintas plataformas y sistemas informáticos con los que cuente la Compañía, entre los que se encuentran, pero no se limitan a Comerssia, ICOMMKT, Zendesk, GIGAS, Jump, P1xel, PayU, MercadoPago, Vtex y SAP
El Tratamiento de los Datos Personales se hará para las finalidades enlistadas a continuación, dependiendo a de la relación que ostente Cosmétika con el Titular de la información.
4.1. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los clientes de Cosmétika:
Los Datos Personales que se recolectan por parte del Responsable respecto de sus clientes se tratarán para las siguientes finalidades:
• Creación, modificación y/o cancelación de la orden de compra.
• Procesamiento de pagos y reembolsos.
• Con el objeto de contactar al cliente en caso de que surjan eventualidades con respecto a la compra realizada o los productos adquiridos. Cosmétika se puede comunicar a través de llamada telefónica, WhatsApp, correo electrónico, desde sus redes sociales y por cualquier otro medio de contacto que haya entregado el cliente.
• Gestionar el envío y la entrega del pedido en el lugar indicado por el cliente. En este caso, Cosmétika podrá compartir la información del cliente con las distintas empresas de mensajería que se contraten para el envío y entrega del pedido, entre las que se encuentran, pero no se limitan a Servientrega, Logysto, Mensajeros Urbanos y Punto Azul. Dichos terceros actuarán en calidad de Encargados del Tratamiento de la información.
• Gestionar el cambio y devolución del producto adquirido en caso de que así se requiera.
• Atención de preguntas, quejas y reclamos relacionadas con las compras, productos, solicitudes de reembolsos, devoluciones, derechos de retracto, solicitudes de garantías y demás requerimientos similares. En relación con esta finalidad, Cosmétika podrá tratar Datos relativos a la imagen del Titular en los casos en los que se remitan fotografías relacionadas con posibles reacciones de los productos en la piel o situaciones parecidas. Se pueden recibir preguntas, quejas y reclamos a través de los servicios de call center donde será necesario la identificación del Titular.
• Llamadas para cumplir con encuestas de satisfacción relacionada con los productos de Cosmétika o el envío de estos por distintos medios que el Titular haya proporcionado para contactarlo.
• Dar cumplimiento a las órdenes y regulaciones y compartir los Datos Personales con las autoridades gubernamentales, en caso de que así lo soliciten y/o requieran, entre las cuales estarían las autoridades tributarias, sanitarias o regulatorias.
• Transmitir los Datos Personales a proveedores y terceros aliados comerciales de la Compañía o sus compañías relacionadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de las ofertas, servicios, productos y programas que la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados, desarrollen.
• Transferir sus Datos Personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de las ofertas, servicios, productos y
rogramas que la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados, desarrollen. Entre las sociedades vinculadas se
encuentran ANTONIO PUG S.A.U. sociedad domiciliada en Barcelona, España e identificada con NIF No. A08158289 y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590. Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones.
• El Responsable podrá Tratar Datos Personales en el desarrollo de actividades de debida diligencia respecto de las compras del Cliente, para el monitoreo de actividades fraudulentas, tales como robo de tarjetas de crédito o débito, suplantaciones y reclamos fraudulentos.
• Transferir Datos Personales a quienes adquieran la calidad de Responsable en razón de operaciones de fusiones o adquisiciones, ventas de activos y líneas de negocio de la Compañía, sus compañías vinculadas y subsidiarias. Ya sea en Colombia o en cualquier otro país del mundo.
• Para fines de seguridad, prevención, investigación y persecución de fraude, lavado de dinero, financiación del terrorismo, revisión en listas tales como OFAC, UN, CFSP, BOE, entre otras, así como toda la información necesaria para el cumplimiento con los sistemas de administración de riesgos, según corresponda.
• Gestión de actividades de mercadeo y promocionales de productos comercializados por la Compañía, nuevas tiendas, programas de fidelización y eventos organizados por Cosmétika o sus sociedades vinculadas. Para este propósito se podrá enviar mensajes publicitarios, promocionales y de posicionamiento de marca al correo electrónico, al número telefónico, a través de nuestras redes sociales y a través de cualquier medio que el Titular haya proporcionado.
• Procesos de segmentación de clientes, en donde se analiza por parte de Cosmétika el historial de compras del Cliente con el objeto de ajustar las campañas promocionales y de posicionamiento de marca, a las necesidades y preferencias de dichos Titulares. En el marco de esta actividad se utilizarán distintas herramientas informáticas que faciliten el proceso de segmentación.
• Identificación del cliente y creación de un perfil único en donde Cosmétika almacena un historial de las compras y preferencias con respecto a los productos comercializados por ésta.
4.2. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los empleados y contratistas de Cosmétika:
Los Datos Personales que se recolectan por parte del Responsable respecto de sus empleados y contratistas se tratarán para las siguientes finalidades:
• Para todos los fines relacionados con la ejecución del contrato laboral o de prestación de servicios y la ejecución del cumplimiento de las obligaciones de Cosmétika como parte en del contrato.
• Administración de los beneficios legales y extra-legales asociados a las relaciones laborales que la Compañía mantenga con sus trabajadores.
• Vinculación de los beneficiarios de los empleados de la Compañía a los programas de seguridad social.
• Pago de nóminas y otros desembolsos derivados de la relación contractual entre la Compañía, sus trabajadores o contratistas.
• Manejo operacional y legal de las incapacidades laborales de los empleados y contratistas.
• Monitoreo y revisión del desempeño de los empleados y contratistas, cuando aplique.
• Cumplimiento de los requisitos legales y de otro tipo aplicables a Cosmétika, como obligaciones de tributarias y de seguridad social, la realización de auditorías, junto con inspecciones de terceros y cualquier otro requisito del gobierno o de las autoridades gubernamentales para gestionar reclamos internos (incluidos los recibidos a través de la línea de atención telefónica), llevar a cabo investigaciones relacionadas con los reclamos de los empleados sobre infracciones, violaciones de la política, fraude o reporte de asuntos financieros, y el cumplimiento de políticas y procedimientos internos.
• Envíos de regalos al trabajador y/o sus familias con ocasión de fechas especiales.
• Adopción de medidas de seguridad de videovigilancia en las instalaciones de la Compañía, tales como oficinas, bodegas y tiendas.
• Adopción de medidas de geolocalización y de monitoreo de los dispositivos electrónicos de la Compañía que son entregados al trabajador para que cumpla con sus funciones o al contratista para que preste servicios especializados.
• Invitar a eventos de integración de los empleados y contratistas de la Compañía en fechas especiales como el aniversario de la Compañía, fin de año, navidad, entre otros.
• Organización de capacitaciones internas e inscripción a externas para el desarrollo profesional de los empleados y candidatos en materias relacionadas con sus funciones o conocimientos necesarios para el desarrollo de sus funciones.
• Se tratarán los Datos Personales, en algunos casos sensibles, para la solicitud y recepción de exámenes ocupacionales de ingreso, periódicos, post incapacidad y de retiro. Transferir sus datos personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de relación laboral o de
prestación de servicios del empleados o contratista con la Compañía. Entre las sociedades vinculadas se encuentran ANTONIO PUIG S.A.U., sociedad domiciliada en Barcelona, España e identificada con NIF No. A08158289 y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590. Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables a en razón de operaciones de fusiones o adquisiciones, ventas de activos y líneas de negocio de la Compañía, sus compañías vinculadas y subsidiarias. Ya sea en Colombia o en cualquier otro país del mundo.
• Servicios de seguridad y polígrafo para fines de investigación en procesos disciplinarios internos.
• Consultar referencias laborales por parte de Cosmetika.
• Entregar referencias laborales solicitadas por terceros por solicitud y con autorización del titular.
La Compañía podrá recopilar información de menores de edad, en relación con los hijos y dependientes del personal vinculado a Cosmétika, con los fines de dar cumplimiento a los requerimientos de entidades de seguridad social, otras cuestiones de índole laboral y legales.
Para lo anterior, los padres o quienes legalmente ejerzan la representación de los menores de edad, deberán consultar con los menores sobre su consentimiento. En cualquier caso, la Compañía respetará los derechos de los niños, niñas y adolescentes y se cerciorará de que sus derechos prevalezcan durante el tratamiento de sus Datos Personales.
4.3. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los candidatos empleados y contratistas de Cosmétika:
Los Datos Personales que se recolectan por parte del Responsable respecto de los candidatos a empleados y contratistas se tratarán para las siguientes finalidades:
• Realizar procesos de reclutamiento de los candidatos interesados en incorporarse a la Compañía en cualquiera de los cargos o puestos que ésta ofrece, directamente o a través de plataformas, sitios web o redes sociales destinadas a tales fines. En el marco de los procesos de selección se utilizarán plataformas de empleo como puede ser elempleo.com, Computrabajo, LinkedIn, entre otros.
• Ejecutar el proceso de contratación de los candidatos, ya sea por contratos laborales, de aprendizaje, de prestación de servicio, de obra o de misión, entre otros tipos de contratos que la Compañía pueda utilizar para la contratación de sus trabajadores y/o contratistas.
• Dependiendo del cargo o puesto de trabajo al que se aplique, se tratarán Datos Sensibles, tales como sus antecedentes penales o su estado de salud para lo cual se exigirá exámenes de salud ocupacional, en la medida en que lo permita la legislación aplicable y se tenga la Autorización del Titular. Además, también para realizar estudios de seguridad (visitas domiciliarias, polígrafo, entre otras herramientas existentes).
• Comparar o constatar la información entregada por los candidatos con los registros públicos o privados de referencias académicas, laborales o profesionales, y antecedentes penales.
• Realizar evaluaciones de conocimiento, de aptitud para el cargo, pruebas psicológicas y psicotécnicas.
• Adopción de medidas de seguridad de videovigilancia en las instalaciones de la Compañía.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables en razón de operaciones de fusiones o adquisiciones, ventas de activos y líneas de negocio de la Compañía, sus compañías vinculadas y subsidiarias. Ya sea en Colombia o en cualquier otro país del mundo.
• Revisión de la información de la declaración de conflicto de intereses, de acuerdo con las políticas de la Compañía.
• Transferir sus datos personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo del proceso de reclutamiento del empleado o contratista con la Compañía. Entre las sociedades vinculadas se encuentran ANTONIO PUIG S.A.U., sociedad domiciliada en Barcelona, España e
identificada con NIF No. AO8158289 y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590. Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones.
• Información sensible como fecha de nacimiento, lugar de nacimiento, fecha de expedición de la cédula, información de núcleo familiar, antecedentes penales, datos biométricos como su imagen y datos relativos a su salud con la finalidad de ejecutar la relación laboral y/o contractual, durante la etapa de vinculación, ejecución, terminación y soporte de estas
• Aceptación de la Política de Conflicto de Intereses de la Compañía.
4.4. La finalidad del Tratamiento de los Datos Personales de los proveedores personas naturales de Cosmétika:
• Contactar a los proveedores que puedan prestar servicios o vender productos que Cosmétika requiere, y así iniciar una relación comercial.
• Creación, modificación y/o cancelación de las órdenes de compra.
• Evaluación y selección de posibles proveedores.
• Procesamiento de pagos y reembolsos.
• Con el objeto de contactar a los proveedores en caso de que surjan eventualidades con respecto los productos o servicios adquiridos. Los medios de comunicación serían por cualquier medio de contacto cuya información haya sido otorgada por el proveedor o candidato a proveedor, tales como, a llamada telefónica, WhatsApp y correo electrónico, sin limitarse a estos.
• Gestionar los cambios y devoluciones de los insumos o productos adquiridos.
• Contactar al proveedor con el objeto de formular preguntas, quejas y reclamos relacionadas con los productos que se adquieran por parte de la Compañía.
• Dar cumplimiento a las órdenes y regulaciones y compartir los Datos Personales con las autoridades gubernamentales, en caso de que así lo soliciten y/o requieran, entre las cuales estarían las autoridades tributarias, sanitarias o regulatorias.
• Transmitir los Datos Personales a proveedores y terceros aliados comerciales de la Compañía o sus compañías relacionadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados.
• Transferir sus Datos Personales a las compañías vinculadas, nacionales e internacionales, cuando se requiera para el desarrollo de actividades administrativas u operacionales de las ofertas, servicios, productos y programas que la Compañía, sus compañías relacionadas o aliados, desarrollen. Entre las sociedades vinculadas se
encuentran ANTONIO PUG S.A.U. sociedad domiciliada en Barcelona, España e identificada con NIF No. A08158289 y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590.. Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones.
• Tratar Datos Personales en el desarrollo de actividades de debida diligencia para la investigación de antecedentes, para el monitoreo de actividades fraudulentas, tales como robo de tarjetas de crédito o débito y similares.
• Transferencia de datos personales a quienes adquieran la calidad de Responsables a razón de fusiones o adquisiciones de la Compañía y sus compañías integradas y subsidiarias.
• Con fines de seguridad, prevención, investigación y persecución de fraude, lavado de dinero, financiación del terrorismo, revisión en listas tales como OFAC, UN, CFSP, BOE, entre otras, así como toda la información necesaria para el cumplimiento con los sistemas de administración de riesgos, según corresponda.
• Investigación, detección, prevención y mitigación de cualquier actividad que pueda ser considerada ilegal o perjudicial para la Compañía.
• Promoción de nuevos productos desarrollados por la Compañía.
• Establecer un canal de comunicación regular y permanente para el envío de información en el marco de nuestra relación comercial. Dentro de estas comunicaciones también podemos enviar información relacionada con nuestros productos y ofertas.
• Transmitir y/o transferir sus datos personales a proveedores y terceros aliados comerciales de la Compañía o sus compañías relacionadas cuando se requiera para el desarrollo de actividades comerciales.
• Envío de regalos dentro de nuestros programas de fidelización de proveedores.
Los Titulares de la información pueden no autorizar o revocar su Autorización para el Tratamiento de Datos Personales para cualquiera de las finalidades indicadas anteriormente, salvo que la finalidad sea necesaria para cumplir con una obligación legal o contractual que tenemos con el Titular.
En cumplimiento del principio de finalidad y del artículo 11 del Decreto 1377 de 2013, los Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de la Compañía, lo serán exclusivamente durante el tiempo que sea necesario para cumplir a cabalidad con las finalidades indicadas anteriormente. Una vez cumplidas las finalidades señaladas, Cosmétika procederá con la supresión de los Datos Personales.
En cualquier caso, los Datos Personales deberán ser conservados en caso de que así se requiera para que la Compañía pueda cumplir con una obligación legal o contractual.
Los Titulares de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:
• Derecho a conocer, actualizar y rectificar: Derecho a conocer qué datos suyos son objeto de Tratamiento con el fin de actualizarlos o rectificarlos y a exigir de Cosmétika la corrección de los Datos Personales del Titular que sean incorrectos o incompletos, sean parciales, inexactos, fraccionados, no hayan sido autorizados o induzcan a error.
• Derecho de a revocar la Autorización y de supresión: Los Titulares tienen el derecho de solicitar la supresión de sus Datos Personales cuando en el marco del Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. En cualquier momento el Titular puede revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos Personales, para todas o cualesquiera de las finalidades señaladas anteriormente, salvo que sea necesaria para cumplir con la ley o con el contrato celebrado entre el Titular y la Compañía.
• Derecho a solicitar prueba de la Autorización otorgada: el Titular tiene el derecho a solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Derecho a ser informado: es el derecho a ser informado por el Responsable del Tratamiento o por el Encargado del Tratamiento de las actividades de Tratamiento de sus Datos Personales.
• Derecho a presentar reclamos: si considera que no se han Tratado correctamente sus Datos Personales, el Titular tiene el derecho a presentar un reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de protección de Datos Personales.
6.1. Procedimiento para ejercer sus derechos
En caso de cualquier reclamo, inquietud o solicitud con respecto a esta Política o los Datos Personales Tratados, solicitudes de rectificación, queja, actualización, consulta, acceso o de supresión de datos, se puede comunicar por medio de cualquiera de los siguientes canales:
Correo electrónico: contacto@lotodelsur.com
Dirección: Carrera 7 #180-75 modulo 4 local 14
Teléfono: +573126852093
El procedimiento de consulta de la información es el siguiente:
• Se deberá remitir una solicitud escrita por parte del Titular, causahabiente o representante, con copia del documento que acredite su identidad y/o calidad.
• Al recibo de la solicitud, la Compañía tendrá diez (10) días hábiles para dar respuesta a la misma.
• En caso de que falte algún documento o información para responder a la solicitud, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que allegue la información faltante. Pasados treinta (30) días sin que él solicitante allegue la información faltante, se entenderá que el mismo ha desistido de la solicitud.
• En caso de cualquier falla o demora en la respuesta a la solicitud, se le informará al solicitante de la situación. En todo caso la respuesta a la solicitud no excederá de cinco (5) días desde el vencimiento del primer término.
Por su parte, el procedimiento para una reclamación es el siguiente:
• Remitir una solicitud escrita por parte del Titular, causahabiente o representante, con copia del documento que acredite su identidad y/o calidad.
• En caso de que falte algún documento o información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que allegue la información faltante. Pasados dos (2) meses, contados desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante allegue la información faltante, se entenderá que el mismo ha desistido de la solicitud.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
• Una vez recibido el reclamo completo, el área encargada dentro de la Compañía incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
• El término máximo para que el área encargada en la Compañía atienda el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
• En caso de cualquier falla o demora en la respuesta a la solicitud, se le informara al solicitante de la situación. En todo caso la respuesta a la solicitud no excederá de ocho (8) días desde el vencimiento del primer término.
La solicitud remitida a los canales indicados previamente deberá contener como mínimo la siguiente información:
• El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
• Los documentos que acrediten la identidad y calidad del causahabiente o representante.
• La descripción clara y precisa de los Datos Personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
• En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los Datos Personales.
La Compañía cuenta con plena libertad para implementar y modificar los medios que le resulten idóneos y eficientes para el ejercicio de los derechos de los Titulares, siempre y cuando estos le beneficien a los Titulares.
En caso de cualquier modificación de los medios y canales previstos en la presente Política, se le informará a los Titulares a través de cualquier medio idóneo.
6.2. Causales para que proceda la corrección, actualización y supresión
Para los efectos anteriormente descritos, la Compañía se obliga a realizar la corrección, actualización y/o supresión de Datos Personales en los siguientes eventos:
• Corrección y Actualización: La Compañía tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de éste que sea incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos señalados en la presente Política. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.
• Supresión: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la Compañía la supresión de sus Datos Personales cuando:
(i) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
(ii) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recolectados.
(iii) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
(iv) No exista en cabeza del Titular un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de la Compañía.
Es importante tener en cuenta que el derecho de supresión no es absoluto y el Responsable puede negar el ejercicio de este derecho cuando:
(i) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos.
(ii) La eliminación de Datos Personales obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
(iii) Los Datos Personales sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
Cuando se recolecten Datos Sensibles por parte de la Compañía, se le informará al Titular de forma explícita y previa cuales de los datos que serán objeto del Tratamiento tienen el carácter de sensibles y se especificará la finalidad del Tratamiento para estos Datos.
En el mismo sentido, se le informará al Titular que, por tratarse de Datos Sensibles, no está obligado a autorizar su Tratamiento. Adicionalmente, cuando se recolecten Datos Sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos. En ningún caso se exigirá que el Titular suministre Datos Sensibles.
Cosmétika compartirá los Datos Personales con terceros para cumplir a cabalidad con cualesquiera de las finalidades mencionadas en la Política o por motivos comerciales, siempre y cuando cuenta con su Autorización o un acuerdo de procesamiento de Datos Personales. La Compañía podrá contratar con terceros para actividades de mercadeo, entrega y envío de productos, recaudar sus pagos, gestión y atención al cliente a través de call center, pagos de nómina, protección contra el fraude y reducción de riesgo de crédito, entre otros.
En todo caso, se les exigirá a los terceros que actúen en calidad de Encargados del tratamiento de datos, el respeto por los lineamientos establecidos en esta Política y que el tratamiento se haga exclusivamente para las finalidades encomendadas.
En el mismo sentido, la Compañía podrá Transmitir o Transferir los Datos Personales a su cargo a terceros residentes en Colombia o en el exterior, en particular a los países donde tenga presencia alguna sociedad vinculada con PUIG y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590. Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones. El envío de Datos Personales podrá efectuarse para cumplir propósitos empresariales, administrativos y contractuales de la Compañía.
Al aceptar esta política, los Titulares autorizan a Cosmétika expresamente a transmitir y/o transferir su información y Datos Personales a terceros países, en particular en aquellos en donde tenga presencia PUIG, y PUIG Colombia S.A.S., sociedad domiciliada en Bogotá e identificada con Nit. 901.033.590, donde pueden tener niveles de protección de datos diferentes a los exigidos en Colombia, para garantizar nuestro funcionamiento y servicios.Visite el sitio web de PUIG para más información sobre sus marcas y ubicaciones.
Se le informa que los Datos Personales que se Tratan de los Titulares, se encontrarán almacenados en servidores propiedad o arrendados por PUIG S.L., sociedad domiciliada en Barcelona, España e identificada con CIF No. B-62.059.498, por lo que las Bases de Datos de Cosmétika se encuentran tanto localmente como en un repositorio de datos ubicado en la Unión Europea, concretamente en España. Las bases de datos se van a almacenar en servidores arrendados por Cosmetika en Colombia y en un futuro en Puig.
Las Transferencias de los Datos Personales entre el grupo empresarial PUIG se podrán regir por las normas corporativas vinculantes que se creen por parte PUIG y sean aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Por otra parte, Cosmétika recibirá como Transferencia Datos Personales a través de nuestros aliados comerciales. En estos casos la Autorización para el Tratamiento de los Datos Personales se obtendrá a través de la Autorización que se le haya otorgado al aliado comercial.
La Compañía cuenta con las medidas de seguridad adecuadas y óptimas para proteger la información de los Titulares. En el marco de las medidas de seguridad, la Compañía cuenta con una Política de Seguridad de la Información en la que se regula de manera interna los protocolos para el manejo de la información y gestión de los incidentes de seguridad.
Adicionalmente, el Responsable cuentan con una metodología propia a través de la cual se establecen controles internos en materia de protección de datos personales y una matriz de riesgos de datos personales.
La Política de Protección de Datos Personales puede ser modificada para cumplir con las leyes aplicables o para ajustarse a nuestras prácticas comerciales del momento. Publicaremos cualquier cambio en nuestro sitio web y, en caso de que se produzcan modificaciones sustanciales en la Política, en aspectos como la identidad del Responsable de los datos y/o los medios y fines del tratamiento de los datos exigidos por la legislación aplicable, se notificaran los cambios a los Titulares.
Le recomendamos visitar la sección “Política de Tratamiento de Datos Personales” disponible en nuestra página web de manera periódica y verificar si existen actualizaciones a la Política.
El Tratamiento de Datos Personales se rige por esta Política y deroga cualquier otro documento relacionado con el Tratamiento de Datos Personales por parte de la Compañía.
Esta Política entra en vigor a partir de la fecha [17/03/2023].